Binar Academy - Siapa saja yang sedang bekerja pada suatu instansi baik perusahaan atau pelayanan jasa pastinya tidak mau jika tidak produktif. Terutama bagi mereka yang memiliki usaha atau bisnis pribadi.
Akan tetapi seiring berjalannya waktu perkembangan bisnis tentu ada dan menuntut kamu untuk melayani banyak permintaan. Selain itu tentunya daftar tugas bertambah sehingga kamu mulai kesulitan menjaga stabilitas atau komitmen pelayanan. Dari sisi pembuatan skala prioritas menjadi sangat penting sehingga kamu harus memahami apa itu Eisenhower Matrix untuk menjaga produktivitas dan pelayanan usaha yang sedang kamu jalankan.
Mengetahui Apa Itu Eisenhower Matrix dan Cara Kerjanya
Dikenal juga sebagai kotak Eisenhower yang adalah kerangka kerja yang dibuat sederhana untuk mengukur skala prioritas tugas serta bagaimana mengelola beban kerja. Nama Matrix ini di ambil dari Presiden Amerika Serikat ke-34, Dwight D. Eisenhower. Dwight menjabat sebagai jenderal di Angkatan Darat Amerika Serikat dan sebagai Panglima Tertinggi Pasukan Sekutu selama Perang Dunia II.
Pada intinya, matrik yang dia ciptakan merupakan sebuah cara atau strategi yang akan kamu terapkan untuk memilih mana yang harus dikerjakan terlebih dahulu antara hal yang penting dan hal yang mendesak. Di dalamnya kamu harus melakukan evaluasi tugas sesuai beban kerja yang akan dilakukan. Matrik ini pun terbagi menjadi 4 kuadran, apa saja? Berikut penjelasannya:
1. Kuadran I (Do) Mendesak dan Penting
Tugas yang masuk pada kuadran ini adalah tugas yang urgen atau segera diselesaikan. Biasanya adalah permintaan yang muncul secara tiba-tiba di menit terakhir tanpa perkiraan terlebih dahulu. Tugas ini juga harus sudah terselesaikan pada hari itu juga. Dari beberapa kasus yang mempelajari tentang apa itu eisenhower matrix terutama untuk kuadran I ini perlu ketangkasan dan kesiapan ekstra sehingga tugas lain tidak terbengkalai. Contoh situasinya adalah sebuah kondisi yang mengharuskan kamu menggantikan pekerjaan atau proyek dikarenakan rekan kerja sedang sakit atau menangani suatu hal dalam kondisi darurat yang tidak diprediksi sebelumnya. Seperti adanya gangguan di bidang distribusi barang.
2. Kuadran II (Decide) Penting Tapi Tidak Mendesak
Tugas yang masuk di dalam kuadran ini adalah tugas yang penting namun tidak terlalu mendesak. Artinya tugas tersebut dapat dijadwalkan untuk dikerjakan di waktu belakang. Bisa dikatakan bahwa tugas tersebut memiliki jangka panjang dan tidak ada tenggang yang pasti. Sehingga kamu bisa menjadwalkannya selesai belakangan setelah tugas mendesak terlampaui. Contoh kuadran II ini adalah perencanaan target bisnis untuk jangka panjang seperti penambahan anggaran dan rencana penambahan armada distribusi barang.
3. Kuadran III (Delegate) Mendesak Tapi Tidak Penting
Adalah tugas yang mendesak namun dapat didelegasikan kepada orang lain. Dengan kata lain meskipun mendesak namun tidak cukup penting sehingga kamu bisa mendelegasikannya. Tugas yang masuk dalam kuadran ini bisa saja dikerjakan oleh anggota lain, kamu dapat mengerjakan tugas yang dirasa membutuhkan perhatian khusus, mendesak dan penting. Akan tetapi, setiap perkembangan atau progress dari tugas yang dilimpahkan tersebut harus dapat dipantau dan bisa dipastikan berjalan dengan baik. Contoh dari kuadran ini adalah rapat rutin yang membutuhkan waktu lama.
4. Kuadran IV (Delete) Tidak Penting, Tidak Mendesak
Kuadran terakhir yang masuk pada apa itu eisenhower matrix adalah tugas yang dapat dihilangkan karena sifatnya tidak penting juga tidak mendesak. Tugas yang masuk pada kuadran ini adalah gangguan, sebisa mungkin dihindari karena dapat mengalihkan fokus dan tidak menambahkan nilai jika terus dikerjakan. Untuk itu kamu cukup membatalkan atau mengabaikan tugas seperti ini. Contoh dari kuadran IV adalah melakukan aktivitas sosial seperti istirahat ngopi atau ngeteh dalam waktu yang panjang.
Baca Juga: Atasi Prokrastinasi dengan Teknik Pomodoro
Memahami Eisenhower Matrix dengan Tepat
.jpg)
Mengetahui apa itu eisenhower matrix tidak hanya terbatas pada pembagian kuadrannya saja, akan tetapi termasuk juga memahaminya dengan tepat. Dalam konteks ini kamu sudah harus memikirkan tentang beban kerja dan memastikan prioritas penanganannya. Bagaimana cara memahaminya dengan tepat? Berikut uraian singkatnya:
1. Cara Membedakan Antara Penting dan Mendesak
Bicara tentang apa itu eisenhower matrix pasti berhubungan dengan beberapa tugas yang penting dan mendesak untuk dilakukan. Sebenarnya tidak ada rumus pasti untuk membedakan di antara keduanya, namun hal ini harus menjadi pertimbangan tersendiri. Pada intinya, tugas mendesak tidak dapat dihindari dan harus segera mendapatkan perhatian. Sedangkan tugas penting perlu rencana ekstra dan ada hubungannya dengan tujuan di waktu mendatang. Contoh kasusnya adalah menjawab panggilan telepon dari klien adalah suatu yang mendesak apalagi jika klien tersebut utama. Sedangkan ikut dalam peneliti atau riset terbaru adalah hal penting.
2. Keuntungan Eisenhower Matrix
Kemudahan dalam implementasi merupakan salah satu kelebihan eisenhower matrix. Kamu tidak perlu membeli mahal paket perangkat lunak. Secara umum, matrik ini dapat meningkatkan manajemen waktu dengan prioritas yang jelas. Terutama bagi mereka yang memegang posisi kepemilikan dan pekerja purna waktu yang menangani banyak tugas dari klien yang berbeda dalam satu waktu.
3. Kerugian Eisenhower Matrix
Kerugian yang ada pada matrik eisenhower ini lebih pada sulitnya menentukan tingkat kepentingan pada sebuah tugas secara akurat. Sehingga kamu akan memberikan tugas kepada sumber daya yang kurang tepat dan kemungkinannya akan mengalami penurunan kualitas. Selain itu juga pada aspek kurang pengetahuan, efisiensi waktu, birokrasi yang menjadikannya kurang efektif dalam pengambilan keputusan.
4. Cara Penggunaan Eisenhower Matrix untuk Tugas dan Pekerjaan
Matrik merupakan titik terbaik untuk managerial pekerjaan dan proyek. kamu dapat menempatkan tugas pada kuadran yang tepat sehingga membantu kamu menangani aktivitas penting tepat waktu.
Itulah beberapa hal terkait apa itu eisenhower matrix dan beberapa hal yang berkaitan dengannya. kamu tertarik menggunakannya? Pelajari lebih lanjut dan temukan solusi pengelolaan skala prioritasmu.
.png)
.jpg)
