Binar Academy - Sebuah perusahaan wajib memiliki Quality Management System (QMS) yang baik. Dalam bahasa Indonesia, QMS juga dikenal dengan Sistem Manajemen Mutu (SMM). Namun QMS lebih dikenal sehingga istilah tersebut akan lebih banyak dipakai dalam artikel.
Pada kesempatan ini, kamu akan diajak untuk mengenal lebih dalam tentang QMS. Mulai dari pengertiannya, prinsip-prinsip dasar, dan masih banyak lagi. Ikuti terus artikel ini supaya tidak ketinggalan semua informasi pentingnya.
Pengertian Quality Management System
Sebelum membedah pengertian dari QMS, sebaiknya pahami dulu apa itu Quality atau Kualitas. Beberapa ahli mengemukakan teorinya mengenai pengertian kualitas. Berikut adalah beberapa di antaranya.
- Westinghouse mengatakan bahwa kualitas merupakan performa kerja yang bisa memenuhi keinginan pelanggan secara tepat dan cepat.
- Joseph M. Juran mengungkapkan bahwa kualitas merupakan kesesuaian dengan kegunaan atau fitness for use. Contohnya seperti sepatu yang memang dirancang untuk kebutuhan olahraga.
- W. Edwards Deming berpendapat bahwa kualitas merupakan bentuk pemecahan masalah guna mencapai penyempurnaan secara terus menerus.
- Philip B. Crosby mengatakan bahwa kualitas merupakan kecocokan terhadap persyaratan seperti sepatu yang tahan lama atau jam tangan tahan air.
Dari beberapa pendapat ahli di atas bisa disimpulkan bahwa kualitas mendeskripsikan karakteristik produk secara langsung, misalnya estetikanya, kemudahan penggunaan, keandalan, dan sebagainya.
Sedangkan Quality Management System adalah kemampuan sebuah perusahaan atau organisasi pada umumnya untuk mengaja kualitas/mutu dari barang atau jasa yang dijual kepada para pelanggan.
Saat ini terdapat satu QMS yang sangat populer dan digunakan di seluruh dunia. QMS tersebut diterbitkan oleh Internasional Standard Organization (ISO). Lembaga ini menetapkan standar untuk QMS yang dikenal dengan ISO 9001.
Prinsip Dasar QMS
Berdasarkan standarisasi ISO 9001 tahun 2015, terdapat 7 prinsip QMS. Prinsip tersebut digunakan sebagai pedoman dalam peningkatan kinerja perusahaan dan organisasi. Berikut adalah prinsip-prinsipnya.
- Fokus pada Pelanggan: berusaha memenuhi kebutuhan pelanggan atau customer, bahkan melebihi harapan pelanggan.
- Kepemimpinan: bertujuan untuk menentukan arah, tujuan, dan menciptakan keadaan di mana semua orang berperan dalam mencapai tujuan organisasi.
- Keterlibatan orang: semua orang dalam setiap tingkatan di organisasi sangat penting untuk meningkatkan kemampuan organisasi dalam memberikan dan menciptakan nilai.
- Pendekatan pada proses: kegiatan-kegiatan yang bisa dimengerti dan dikelola sebagai rangkaian proses yang berkaitan dan berfungsi sebagai sistem yang utuh akan mempermudah organisasi mencapai hasil yang konsisten secara efektif.
- Peningkatan: organisasi harus fokus untuk memperbaiki dan melakukan peningkatan untuk mencapai kesuksesan.
- Pengambilan keputusan berdasarkan bukti: setiap keputusan yang diambil berdasarkan evaluasi data dan analisis untuk mencapai hasil yang diinginkan.
- Manajemen hubungan: menjaga hubungan baik dengan berbagai pihak sangat penting untuk mempertahankan kesuksesan. Contohnya menjalin hubungan dengan supplier dan sebagainya.
Baca Juga: 12 Tools Product Management Terbaik, Manager Wajib Tahu
Manfaat Quality Management System
Sertifikasi ISO 9001 didapatkan setelah audit oleh badan sertifikasi yang sudah terakreditasi negara. Ada beberapa manfaat yang bisa didapatkan oleh organisasi atau perusahaan yang menerapkan QMS ISO 9001.
- Meningkatkan efisiensi biaya
- Meningkatkan image perusahaan yang positif
- Meningkatkan komunitas di lingkungan internal
- Sebagai sistem yang terdokumentasi
- Memberikan jaminan kualitas proses dan produk
- Meningkatkan moral, motivasi, serta kinerja karyawan serta orang-orang yang ada di dalam organisasi.
- Meningkatkan market gain dan produktivitas perusahaan.
- Meningkatkan kepercayaan dan kepuasan pelanggan.
Pendekatan Proses QMS
Ada 3 langkah pendekatan proses QMS, berikut ini detail dan penjelasannya.
1. Tentukan Prosesnya
Hal pertama yang dilakukan adalah mendefinisikan dan menjelaskan secara detail. Hal ini bertujuan untuk mengurangi kesalahan serta kebingungan di tengah proses. Tentukan apa saja dan bagaimana proses QMS sejak awal supaya lebih mudah mencapai hasil yang diinginkan.
2. Tetapkan dan Ukur Input serta Output Proses
Input dari proses QMS berasal dari bahan, energi, serta sumber daya manusia atau SDM. Sedangkan outputnya berupa jasa atau barang jadi.
3. Perkirakan Potensi Risiko, Hasil, dan Efek
Pendekatan ini berhubungan dengan bagaimana pelanggan, supplier, serta stakeholders dipengaruhi oleh proses para tiap tahapan yang telah ditentukan sebelumnya.
Tips Meningkatkan Implementasi QMS
Ada beberapa tips yang bisa dilakukan oleh perusahaan untuk meningkatkan implementasi ISO 9001. Berikut ini detailnya.
- Perusahaan atau organisasi berkomitmen untuk perbaikan
- Melakukan self assessment dan analisis
- Menyertakan semua orang dalam organisasi atau perusahaan dalam program pelatihan.
- Menentukan tujuan serta sasaran yang jelas dari QMS untuk dicapai bersama-sama sesuai dengan target waktu tertentu.
- Memastikan bahwa ada indikator kinerja utama atau KPI.
- Mendengarkan saran dan masukan dari pelanggan maupun karyawan.
- Memberikan apresiasi setinggi-tingginya bagi seluruh orang di dalam perusahaan atau organisasi atas ide dan kinerja yang diberikan.
- Membuat sistem yang sederhana.
- Membuat grup yang berkualitas untuk menciptakan komunikasi yang efektif.
- Menanamkan pola pikir yang fokus pada perbaikan perusahaan atau organisasi.
Setelah membaca penjelasan di atas, tentu kamu sudah memahami banyak hal tentang Quality Management System. QMS sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk memenuhi persyaratan mutu atau kualitas dari pelanggan.
.png)
.jpg)
